A network of homemakers and homeworkers
Daftar Profil  Log in to check your private messages  Log Masuk

BERKERJA DARI RUMAH: Pengurusan Perniagaan

Pelan Kesinambungan Bagi Perniagaan Dari Rumah Anda


Bayangkan senario ini. Anda menghabiskan masa dan tenaga mengembangkan perniagaan dari rumah anda. Anda telah merancang kesemua proses dengan teliti dan telah memperbaiki sistem-sistem yang terlibat. Pelanggan anda berpuas hati dan pekerja anda bermotivasi. Tetapi suatu hari, akibat sesuatu perkara yang di luar kawalan anda, struktur yang telah anda bina dengan titik peluh ini digegarkan dengan satu gegaran hebat.

 

Beribu-ribu syarikat di Amerika telah terjejas justeru peristiwa 11 September, 2001, dan di Malaysia pula banjir kilat, kebakaran dan kegagalan komputer berfungsi boleh memusnahkan data dengan mudah, lantas memaksa anda menutup operasi. Impak daripada gangguan khidmat yang berpanjangan dan kehilangan data boleh meninggalkan kesan yang teruk seperti kehilangan reputasi dalam perniagaan, kehilangan pelanggan dan kemungkinan melanggar kontrak. Dalam kes-kes seperti ini, adakah anda mempunyai satu Pelan Kesinambungan Perniagaan untuk dirujuk?

 

Anda perlu menyediakan satu Pelan Kesinambungan Perniagaan, sepertimana anda merancang elemen-elemen lain seperti pemasaran dan jualan, perakaunan dan pengurusan sumber manusia dalam perniagaan anda. Marilah kita mulakan dengan mendifinisikan pelan Kesinambungan Perniagaan. Ciri-ciri Pelan Kesinambungan Perniagaan adalah:

 

  1. Ia merupakan satu pelan tindakan terperinci untuk memulihkan perniagaan, dan perlu dijalankan berikutan masalah yang teruk dalam perniagaan.
  2. Pelan tindakan ini adalah berdasarkan strategi perniagaan yang unik kepada perniagaan anda dan ciri-cirinya.
  3. Strategi ini dibentuk dan disusun berdasarkan penilaian yang teliti terhadap kesemua risiko perniagaan anda.

Oleh itu, Pelan Kesinambungan Perniagaan menjadi cetakbiru bagi anda membangunkan semula perniagaan anda dalam tempoh tersingkat yang mungkin selepas ia jatuh.                       

 

Setelah anda benar-benar yakin bahawa anda perlukan pelan ini, marilah kita teroka bagaimana kita boleh menyusun satu Pelan Kesinambungan Perniagaan yang sesuai dengan keperluan anda.

 

  1. Analisa – Mulakan dengan menganalisa jenis risiko yang boleh memberi kesan kepada perniagaan dari rumah anda. Anda mungkin terdorong untuk menumpukan perhatian hanya kepada masalah berkaitan komputer dan data, tetapi kembangkan analisa anda dengan mengambil kira jenis risiko lain seperti virus komputer yang merosakkan keseluruhan cakera keras anda, tutup turun pelayan yang berlangsung lebih daripada satu hari, bekalan elektrik terputus, banjir kilat (jika anda tinggal di kawasan yang sering banjir) dan tindakan manusia seperti penggodam komputer dan bekas pekerja yang cuba membalas dendam. Malah masalah SARS yang berlaku baru-baru ini juga boleh menggugat kesinambungan perniagaan sesetengah syarikat. Untuk mendapatkan contoh Pelan Kesinambungan Perniagaan yang disediakan oleh sebuah syarikat untuk melawan risiko SARS, layari www.eaglegl.com/documents/msiasarsbusinesscontingencyplan1.pdf)

 

  1. Susun Strategi – Mulalah mencari strategi tertentu yang boleh digunakan untuk menghadapi setiap risiko. Contohnya, dalam senario tutup turun jaringan, anda boleh pastikan bahawa anda mempunyai satu lagi talian dail yang boleh digunakan untuk mengakses e-mel anda. Dalam senario pekerja yang marah pula, anda boleh pastikan bahawa data anda dilindungi dengan kata laluan yang acapkali diubah. Bagi kes banjir kilat pula, anda boleh letakkan salinan dokumen penting di satu tempat berasingan, jauh dari pejabat rumah anda. Dalam senario virus komputer pula, anda boleh membuat salinan CD-ROM atau membeli cakera keras kedua khas untuk penyimpanan data. Fikirkan tentang situasi “jika” dan carilah strategi untuk menghadapinya.

  2. Senaraikan Aktiviti-Aktiviti Kritikal – Senaraikan kesemua aktiviti perniagaan harian anda dan kenalpasti tahap kekritikalan setiap satu aktiviti ini. Sebagai contoh, mari kita lihat dua aktiviti yang anda mungkin lakukan setiap hari – pertama, anda membaca e-mel perniagaan anda dan menyusunnya mengikut keutamaan untuk membalasnya, dan kedua, anda memilih surat-surat yang tidak penting dan mengitarnya semula. Kedua-dua aktiviti ini dilakukan setiap hari, tetapi kedua-duanya berlainan dari segi kekritikalan. Aktiviti pertama adalah kritikal – jika anda tidak membuatnya dengan kerap, anda mungkin terlepas mana-mana e-mel penting dan jawapan, tetapi bagi aktiviti kedua, walaupun ia penting untuk jangka panjang (pejabat anda kurang semas, tanggungjawab alam sekitar, dsb) tidak kritikal. Ia boleh dilakukan di lain masa. Ia bukanlah satu fungsi penting dalam perniagaan anda. Oleh itu, aktiviti-aktiviti kritikal adalah aktiviti yang jika tidak dibuat akan menyebabkan kerugian atau akan memberi kesan kepada kriteria perniagaan anda yang lain.
     
  3. Lindungi aktiviti-aktiviti kritikal – Langkah ini berkait rapat dengan langkah di atas, di mana aktiviti-aktiviti kritikal disemak semula untuk melihat bagaimana ia boleh dilindungi. Fikirkan bagaimana anda boleh menjalankan semua setiap aktiviti kritikal selepas perniagaan anda terganggu. Gunakan contoh ini – katakanlah salah satu daripada kritikal aktiviti anda ialah menerima bekalan bahan-bahan utama dan mencatatkannya dalam komputer riba anda, kemudian menyimpan barang-barang ini dalam bilik khas di rumah anda. Anda harus meletakkan aktiviti ini di bawah beberapa sub-aktiviti seperti:

    1. Menerima stok – Atas sebab-sebab tertentu, jika anda tidak menerima stok ini dari seorang pembekal, bolehkah anda berbincang dengan pembekal lain?
    2. Menerima stok – Jika atas sebab-sebab tertentu, anda tidak dapat menerimanya di rumah, adakah tempat lain di mana anda boleh menerimanya, atau bolehkah anda menangguhkan penghantaran?
    3. Mencatat butir-butir penghantaran stok – Jika komputer riba anda telah dicuri, adakah data anda disimpan di tempat lain? Bolehkah anda menulisnya dalam buku log untuk sementara dan memindahkannya kemudian?
    4. Menyimpan stok – Jika anda tidak dapat menyimpan stok dalam bilik khas, adakah tempat lain di mana anda boleh menyimpannya?

  4. Dokumenkan mitigasi dan tindakan pembaikpulih – Selepas menyemak aktiviti-aktiviti kritikal, anda perlu mendokumenkan dengan teliti, apa yang anda perlu lakukan dalam situasi kecemasan. Cara terbaik untuk melakukannya ialah dengan menyenaraikan kesemua aktiviti kritikal, menulis faktor-faktor tertentu yang perlu diambil kira pada setiap item. Kemudian dokumenkan apa yang anda perlu lakukan bagi setiap satunya. Marilah kita perhatikan contoh sebelum ini. Bagi aktiviti mencatat butir-butir penghantaran stok dan menyimpannya, tindakan mitigasi anda termasuklah membeli sebuah buku log dan menyediakan format yang betul di dalamnya, serta mengosongkan satu kawasan dalam garaj atau dalam kes yang lebih besar, sewa sebuah premis lain untuk menyimpan barang-barang anda sementara. Dalam kata lain, anda perlu fikirkan tindakan persediaan yang perlu diambil sebagai backup rancangan anda.
     
  5. Uji pelan anda – Setelah anda mendokumenkan kesemua mitigasi dan tindakan pembaikpulih, inilah masanya untuk mengujinya. Bagaimana? Anggaplah salah satu daripada senario di atas, seperti banjir, benar-benar berlaku. Rujuk Pelan anda dan kandungannya. Perhatikan butir-butir terperinci – adakah anda dapati kesemua aspek keselamatan telah dijalankan? Atau adakah anda tertinggal satu tindakan kerana anda rasa ia terlalu jelas? Pastikan pelan tindakan anda konsisten dan masuk akal, dan yang lebih penting ia ditulis dalam format yang mudah. Gunakan carta dan senarai, berbanding kenyataan yang panjang. Ingat, apabila berlaku satu gangguan, perkara terakhir yang anda mahu ialah membaca ayat-ayat yang panjang dan jargon, walaupun ia tulisan anda sendiri.
     
  6. Pengajaran – Selepas anda selesai menguji Pelan Kesinambungan Perniagaan anda dan melihat kelemahannya, buat satu senarai “pengajaran”. Apa yang perlu dimasukkan dalam senarai ini ialah perkara-perkara yang perlu anda perbaiki untuk membolehkan Pelan ini dijalankan dengan efektif. Jika anda mempunyai pekerja, semak senarai “pengajaran” bersama mereka. Dapatkan maklumbalas mereka dan pastikan setiap orang faham kepentingan latihan itu dan peranan masing-masing. Objektif latihan ini ialah untuk menguji keberkesanan pelan anda, dan untuk melihat bagaimana anda boleh memperbaikinya.
     
  7. Perbetulkan dan kemaskini – Dengan menggunakan pengajaran yang anda perolehi tadi, perbetulkan kesilapan anda. Walau bagaimanapun, jangan terus berpuas hati setelah anda memperbetulkannya. Perniagaan anda berubah mengikut masa, oleh itu semaklah pelan anda semula, dan perbaiki lagi. Jadikan ia sebagai satu dokumen “hidup”, supaya apabila diperlukan, Pelan Kesinambungan Perniagaan anda akan benar-benar membantu.




E-mail This Page to Your Friend
CARI
 

Inginkan kerja sambilan, telekerja? Klik disini.

Kunjungilah e-Store untuk maklumat lanjut.

Perkhidmatan PJ POINT  untuk pekerja di rumah.

Hak Cipta © Corpcom Services Sdn Bhd 2014. Semua hak terpelihara.